Goedkeuring ontwerpnotulen raad voor maatschappelijk welzijn van 22 mei 2023
Stemming over het besluit: met eenparigheid
BESLUIT
De voorgelegde ontwerpnotulen van de raad voor maatschappelijk welzijn worden goedgekeurd.
Rapportering organisatiebeheersing: uitvoering evaluatie
Situering
De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgend jaar.
Deze rapportering wordt nu aan de raad voorgelegd.
Wettelijke gronden
Decreet lokaal bestuur, o.a. artikel 219.
Artikel 219.
Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.
Toelichting en advies
Het lokaal bestuur Herselt beschikt over een in 2019 goedgekeurd kader voor organisatiebeheersing. Hierbij werd gekozen voor het model van de leidraad organisatiebeheersing. Het kader bepaalt dat de organisatie bij voorkeur elke 3 jaar of minstens eenmaal per legislatuur via een zelfevaluatie zal stilstaan bij de eigen werking. Er werd een zelfevaluatie uitgevoerd in 2019.
In de periode 2018-2021 rapporteerden gemeente en OCMW jaarlijks aan de raden over organisatiebeheersing op basis van de jaarrekening die slechts beperkte informatie over organisatiebeheersing bevat. Sinds 2022 wordt er jaarlijks ook een uitgebreidere rapportering voorgelegd. De voorgelegde rapportering gaat over 2022 en blikt beperkt vooruit naar de volgende jaren.
Overzicht verbeterpunten – acties en al genomen stappen
In hetgeen volgt worden de verbeterpunten uit de zelfevaluatie uit 2019 systematisch overlopen - op basis van het kader organisatiebeheersing - en de stand van zaken en genomen acties toegelicht.
2.1 Doelstellingen en procesmanagement (DP)
Verbeterpunten:
● De missie en visie van het lokale bestuur werden niet uitgewerkt en niet gecommuniceerd.
De missie van het lokale bestuur ligt vervat in artikel 2 van het decreet lokaal bestuur en artikel 1 van de OCMW-wet:
Missie - art 2. decreet lokaal bestuur en art. 1 OCMW-wet:
De gemeente, OCMW en AGB Herselt beogen om op het lokale niveau duurzaam bij te dragen aan het welzijn van de burgers en verzekeren een burgernabije, democratische, transparante en doelmatige uitoefening van hun bevoegdheden. We betrekken de inwoners zo veel mogelijk bij het beleid en zorgen voor openheid van bestuur. Elkeen moet een leven kunnen leiden dat beantwoordt aan de menselijke waardigheid.
Stand van zaken:
De visie voor OCMW team maatschappelijk werk en OCMW zorgteam werden goedgekeurd, evenals visie van het OCMW bij besluit van het vast bureau dd. 25 oktober 2021.
In 2021 werd tevens een traject opgestart voor het formuleren van een organisatiebrede (gemeente, OCMW en AGB) missie – visie en waarden. De missie en visie werden in 2022 gefinaliseerd, en worden in 2022 en 2023 verder doorvertaald naar de ganse organisatie, door elke leidinggevende naar de eigen diensten. Per dienst wordt de missie en visie vertaald naar concrete acties die dienstspecifiek of domeinoverschrijdend kunnen zijn.
Deze missie en visie dienden als basis voor het leiderschapstraject dat in 2022 werd opgestart en over meerdere jaren zal lopen (Opgenomen in besluit college dd. 22 november 2021.). De eerste 4 modules werden in 2022 georganiseerd.
● Er kan nog een betere aansluiting gerealiseerd worden tussen de omgevingsanalyse en het meerjarenplan.
Stand van zaken:
Deze verbeteractie werd gerealiseerd door een aparte actie in het meerjarenplan op te nemen rond organisatiebeheersing (Actie: We maken organisatiebeheersing deel van onze werking). Daarnaast werden er acties geformuleerd om de gedefinieerde verbeteracties te remediëren.
Deze zijn:
● AC000007: Uitbouw van een nieuw dienstverleningsconcept en uitrol hiervan: In september werd gestart met het uitwerken van het dienstverleningsproces. We opteren ervoor om een grotere oefening uit te voeren die start met het uitwerken van de visie, missie en waarden voor gemeente, OCMW en AGB Herselt. Voor deze oefening werden zowel de input van het bestuurlijke luik via het college van burgemeester en schepenen als de administratie via het managementteam meegenomen. Na het bepalen van de missie, visie en waarden van de organisatie werd deze input gebruikt voor het uitwerken van het dienstverleningsproces en het leiderschapstraject voor alle leidinggevenden. De vertaling van de missie en visie doorheen de organisatie naar concrete acties wordt in 2022 gestart en verder gezet in 2023. Deze acties zullen worden geprioriteerd en gefaseerd uitgevoerd. Het onthaal van het gemeentehuis werd heringericht om mensen klantvriendelijker en laagdrempeliger verder te helpen. Er wordt in 2023 ook een wachtruimte gerealiseerd. Daarnaast wordt de werking van het e-loket stelselmatig uitgebreid, zodat inwoners niet langer voor alles een verplaatsing naar het gemeentehuis OCMW moeten maken. Ook het aantal producten en diensten die zonder afspraak kunnen worden afgeleverd wordt stelselmatig uitgebreid.
● AC000009 We optimaliseren de IT-infrastructuur. We investeren in een performant netwerk en in de nodige hardware en software om onze dienstverlening te ondersteunen: De bedoeling is om een ticketing-systeem en nieuw activiteiten-systeem voor de diensten vrijetijd en AGB aan te kopen. Er wordt stelselmatig geïnvesteerd in laptops ipv desktops, die ook in het kader van plaats-en tijdonafhankelijk werken kunnen worden gebruikt. Er werd een imutable back-up voorzien Ook werd er in samenwerking met Howest een IT-security audit uitgevoerd, en geïnvesteerd in opleidingen rond phishing en sensibiliseren van de medewerkers (continue actie). In 2023 wordt geïnvesteerd in nieuwe telefonie.
● AC000006: We werken een nieuwe communicatiestrategie uit doorheen het volledige lokale bestuur en denken na over de optimale inzet van de verschillende communicatiekanalen: Op basis van de in 2020 besproken ankerpunten, werd een 'Afsprakennota communicatie' uitgewerkt, die van toepassing is op het gehele lokale bestuur. Met de communicatieantennes is deze besproken, evenals wanneer welk communicatiemiddel gebruikt wordt en op welke manier. De nota werd goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen. Bij onze communicatie wordt steeds een contactpersoon vermeld. De verdere uitrol hiervan zal in 2023 gebeuren.
● AC000010 Het archiefbeheer wordt geoptimaliseerd en zoveel als mogelijk geautomatiseerd via digitalisatie. Enkele jaren geleden werd het archief opgekuist, dat moet verder onderhouden worden. Het digitaal archief en de nieuwe mappenstructuur stonden gepland voor 2021, maar werden grotendeels verschoven naar 2022 en 2023. De personeelsdienst en de dienst secretariaat zetten al stappen voor het digitaal archief. Enerzijds door het opstarten van een digitaal personeelsdossier en anderzijds door het digitaal archiveren van de documentatie rond intergemeentelijke samenwerking. In 2021 zijn de eerste stappen genomen om het oude papieren archief m.b.t. overlijdens te kunnen opnemen in de begraafplaatsensoftware, waardoor deze informatie gedigitaliseerd zal worden. De input en aanvulling van de historische gegevens in de software gebeurt in 2022 en 2023.
● AC000003 Een toegankelijke, intuïtieve en gebruiksvriendelijke website wordt gerealiseerd, waarin ook een e-loket voor de burger wordt uitgebouwd: De website en het bijhorende e-loket zijn volledig uitgevoerd. Er werd ook een afsprakensysteem (gratis) via O365 voor de dienst burgerzaken opgezet. Dit systeem werd in 2022 nog uitgebreid.
● AC000084: We verduurzamen het wagenpark van de gemeente: Met de vervanging van enkele oudere voertuigen door nieuwe, energiezuinigere, modellen werd al een stap richting meer duurzaamheid gezet. Momenteel zijn er op de markt echter nog onvoldoende geëlektrificeerde modellen van de (grotere) bestelwagens en vrachtwagens beschikbaar. Voor de bestelwagens van de warme maaltijden is een geleidelijke elektrificatie gepland.
● AC000083: We onderzoeken de mogelijkheden om elektrische dienstfietsen te voorzien voor het personeel of te investeren in een deelsysteem voor elektrische fietsen. We investeren in overdekte fietsenstallingen aan de gebouwen van het lokaal bestuur. In mei werd het lastenboek voor de elektrische fietsen op het college van burgemeester en schepenen besproken. In december werd het budget hiervoor opgetrokken om een nieuwe aankoop op te starten. De fietsenstalling in de tennishal werd geïntegreerd in het dossier omgevingsaanleg. Het dossier fietsenstalling De Mixx en OCMW wordt in 2023 opgenomen. Elektrische dienstfietsen werden in 2022 aangekocht.
● Ook de vertaling van de doelstellingen, naar de diensten en naar het takenpakket van de individuele medewerker is voor verbetering vatbaar. Doel is medewerkers te tonen hoe ze bijdragen aan de doelstellingen, actieplannen en acties.
Stand van zaken:
Dit wordt meegenomen in de vertaling van missie - visie en waarden en doelstellingen naar de verschillende diensten en medewerkers.
● Het correct inschatten van de personeelsinzet en financiële middelen die nodig zijn voor de realisatie van doelstellingen, actieplannen en acties is een aandachtspunt. Ook het realiseren van dienstoverschrijdende doelstellingen en de opvolging van deze realisatie is een aandachtspunt. Best worden er verantwoordelijken aangeduid op niveau van de doelstellingen, actieplannen en acties.
Stand van zaken:
De projecten worden opgevolgd via wekelijks informeel overleg met het managementteam voor een betere informatiedoorstroming en maken van afspraken. Daarnaast is er structureel maandelijks overleg managementteam - college.
De opvolging van de grote projecten werd in 2022 geïntegreerd in de nieuwe rapporteringssoftware van Pepperflow. Deze wordt wekelijks aan het college en aan de collega's gerapporteerd.
● De sleutelprocessen moeten duidelijker in kaart worden gebracht, evenals procesverantwoordelijken. Dit kan bv. met ondersteuning van software, die moet worden aangeschaft.
Stand van zaken:
In 2022 werden de volgende processen gedocumenteerd / geoptimaliseerd:
- versnipperen privacygevoelige informatie
- afspraken rond inkomende en uitgaande post
- digitale facturatie
- procedure voor gebruik van de elektrische dienstfietsen
- bestellen streekproductenmanden
- canva ontwerpen delen
- werken met distributielijsten in outlook
2.2 Belanghebbendenmanagement (BHM)
Verbeterpunten
● Het dienstverleningsconcept moet worden herbekeken en uitgewerkt: bekijken baliewerking (bv. Balie grondgebiedzaken – front office – back office, herbekijken taakverdeling eerste lijn – andere diensten, bv. louter afhalen documenten, ontvangstbewijs vacatures,…) en werken op afspraak, evenals de verschillende kanaalstrategieën voor de verschillende producten die een lokaal bestuur aflevert. De uitdaging is een evolutie naar klant-denken en doelgroepdenken, eerder dan denken vanuit de organisatie. Het lokale bestuur bedient verschillende doelgroepen: de individuele burger/klant/cliënt, verenigingen, jeugd, senioren, kansengroepen, ondernemingen. Lange wachttijden op piekmomenten moeten worden vermeden. Er moet grondig worden onderzocht welke afhankelijkheden/noden er dan zijn op het vlak van infrastructuur, welke investeringen nodig zijn. Basis moet een doordachte visie zijn op het dienstverleningsconcept. Communicatie doorheen het veranderingstraject, zowel intern als extern is onontbeerlijk. Een dergelijk project kan best extern ondersteund worden, niet alleen om de nodige expertise in huis te halen, maar ook om een deel werk uit handen te nemen en de projectvoortgang te bewaken.
Stand van zaken:
Deze verbeteractie is opgenomen onder AC000007: Uitbouw van een nieuw dienstverleningsconcept en uitrol hiervan in het meerjarenplan. Zie ook hoger.
● Hierbij aansluitend moet de evolutie naar een meer digitale werking onderzocht worden: eenvoudige aanvragen in alle domeinen kunnen meer digitaal gebeuren via het ter beschikking stellen van standaardformulieren via website of het automatiseren van aanvraag en afleveren via een e-loket/e-government. Daarnaast vraagt de steeds complexere software dat er nagedacht wordt over het werken met specialisten / key – users per applicatie, waarbij bepaalde taken worden gecentraliseerd.
Stand van zaken:
Deze actie is opgenomen in het meerjarenplan als actie AC000003: Een toegankelijke, intuïtieve en gebruiksvriendelijke website wordt gerealiseerd. In deze website wordt stelselmatig ook een e-loket voor de burger uitgebouwd. De link met "mijn burgerprofiel" werd in 2021 gerealiseerd. Een heel aantal producten kunnen al automatisch worden afgeleverd (of semi-automatisch). Standaardformulieren en meldingsformulieren werden vereenvoudigd.
Stelselmatig worden standaard formulieren toegevoegd en wordt het e-loket uitgebreid. (zie ook hoger)
● Een dossieropvolgingssysteem zou een meerwaarde betekenen. (zie ook verder onder thema 2.10 ICT)
Stand van zaken:
Deze actie is nog te realiseren. Te onderzoeken of dit haalbaar is in 2023/2024.
● Terugkoppeling overleg / besluitvorming binnen de verschillende samenwerkingsverbanden kan transparanter gebeuren.
Stand van zaken:
De verslagen van de verschillende adviesraden worden transparant geagendeerd op college van burgemeester en schepenen / vast bureau. Ook de verslagen van verschillende samenwerkingsverbanden worden transparant geagendeerd. De rapportering rond intergemeentelijke samenwerking wordt sinds 2022 als vast agendapunt op de agenda van de gemeenteraad ingeschreven.
● Laagdrempelige procedure voor klachten en meldingen moet worden goedgekeurd en geïmplementeerd. Ook het systeem van terugkoppeling / feedback naar burger moet worden geoptimaliseerd.
Stand van zaken:
De nieuwe procedure klachten, meldingen en beleidsideeën werd in 2021 goedgekeurd door de raad. Hier wordt jaarlijks over gerapporteerd aan de raden. Het systeem van feedback naar de inwoner moet nog verder worden geoptimaliseerd.
● Er is geen systematiek om samenwerkingsverbanden te evalueren en bij te sturen. Dit gebeurt ad hoc.
Stand van zaken:
Voorlopig zijn er geen acties gepland om dit te remediëren. Wel worden een aantal samenwerkingsverbanden geëvalueerd in het kader van de regiovorming en wordt er consequent gerapporteerd aan de gemeenteraad. Op basis van projecten en opportuniteiten die zich aandienen wordt bekeken welke schaalgrootte het meest geschikt is. Zo worden een heel aantal projecten intergemeentelijk opgenomen, vooral in samenwerking met Westerlo en Hulshout (bv. e-inclusie).
2.3 Monitoring (MON)
Verbeterpunten:
● Indicatoren voor een systematische opvolging van de realisatie van de doelstellingen, actieplannen en acties moeten organisatiebreed worden opgemaakt.
Stand van zaken:
Gepland in de implementatie van de nieuwe rapporteringssoftware Pepperflow. Streefdatum is juni 2024.
● Systematische rapportering voor lokale bestuur moet verder worden uitgebouwd, evenals registreren en opvolging van gegevens. Opmaken van de nodige rapporten en dashboards moet doordacht gebeuren. Vervolgens kan de besluitvorming ook worden gebaseerd op gegevens. De opvolging van het rapporteringssysteem moet ook gebeuren op organisatiebreed niveau. Een volgende stap is evaluatie en bijsturing van het systeem.
Stand van zaken:
Nieuwe rapporteringssoftware (Pepperflow) werd aangekocht. De jaarrekening 2021 was de eerste in de nieuwe software. Systematisch zal de rapportering verder worden uitgebouwd, evenals de verschillende dashboards. vanaf het volgende meerjarenplan zal ook de rapportering en opvolging organisatiebeheersing in pepperflow gebeuren.
2.4 Financieel Management (FIM)
Verbeterpunten:
● Het kader voor de procedure en goedkeuringsflow voor interne kredietaanpassingen moet worden gedocumenteerd.
Stand van zaken:
uitgevoerd.
● Elke beleidsbeslissing ook consequent toetsen op financiële haalbaarheid is een aandachtspunt, maar wordt over het algemeen goed toegepast.
● Systematische opvolging en aanvraag subsidies gebeurt niet. Subsidies aanvragen zorgt ook voor een administratieve ballast, waarbij subsidies niet steeds opwegen tegen administratieve kost van de aanvraag en rapporteringsprocedure. De tijd ontbreekt om subsidiekanalen systematisch op te volgen.
Stand van zaken:
In het kader van het lokaal dienstencentrum werd wel een subsidiedossier VIPA goedgekeurd voor LDC Varenwinkel. In 2023 wordt ook een dossier voor Bergom ingediend. Ook in het kader van geïntegreerd breed onthaal (waar OCMW Herselt de trekkersrol opneemt) en buurtgerichte zorg werden belangrijke subsidies binnengehaald. OCMW heeft heel wat structurele subsidies (sociale activering en participatie, energiefonds, in 2022 ook nog covid-subsidies). Deze subsidiestromen worden opgevolgd via een excelbestand om deze maximaal te benutten.
In het kader van wegenis en fietspadendossiers worden subsidies ook bekeken en werd een aanvraag ingediend in het kader van het kopenhagenfonds. Ook voor het lokaal energie-en klimaatpact (LEKP) werd een aanvraag ingediend, evenals voor e-inclusie en digibanken.
● Financiële opvolging van (grote) projecten is voor verbetering vatbaar (oa. rapportering stand van zaken budget – meerwerken – vorderingsstaten grotere projecten)
Stand van zaken:
Op te nemen in projectmanagement pepperflow (vanaf juni 2022)
● De visumprocedure moet duidelijker en correct en goed gedocumenteerd worden toegepast. Het systeem rond het ontvangen van kasgelden moet worden gedocumenteerd. De debiteurenopvolging is voor verbetering vatbaar. Voor een optimale en efficiënte manier van werken is investeren in goede software noodzakelijk.
Stand van zaken:
De nodige software werd aangekocht (college van burgemeester en schepenen: 1 februari 2021).
● Bestelprocedure updaten is noodzakelijk.
Stand van zaken
Dit werd in 2020 reeds uitgevoerd.
2.5 Organisatiestructuur (ORG)
Verbeterpunten:
● Er is geen structureel systeem voor opvolging van de werklast.
Stand van zaken:
Nog geen acties gepland of opgenomen in meerjarenplan.
● Er werd in het verleden volop de kaart getrokken van het uitvoeren van projecten in eigen beheer. Het lokale bestuur kan beroep doen op deskundige medewerkers die kwalitatief materiaal ter beschikking hebben. Het aantal projecten loopt echter op en is zeer uiteenlopend, dus er moet zeker over gewaakt worden dat het haalbaar blijft. Voor sommige grotere projecten dient de afweging gemaakt te worden of uitbesteding niet een betere keuze is.
Stand van zaken:
De afweging eigen beheer versus uitbesteding wordt ad hoc gemaakt bij projecten.
● Een aandachtspunt is het bewaken van de eenheid van werking en het tegengaan van versnippering. Bij bepaalde projecten moet er worden stilgestaan bij de raakvlakken met andere diensten en domeinen (bv. inrichting sportterrein of beweegvriendelijke ruimte – versus ruimtelijke ordening en planning).
Stand van zaken:
Dit wordt opgevangen via overleg en opvolging projecten / aanduiden projectverantwoordelijken – coördinatie via managementteam. Het blijft een aandachtspunt om te zorgen dat iedereen zich richt aan projectverantwoordelijke en er geen parallelle communicatielijnen ontstaan. (Er werd hiervoor ook een actie opgenomen in het meerjarenplan: We stimuleren samenwerking en afstemming tussen de verschillende diensten van het lokaal bestuur.)
● De samenwerking / communicatie en informatiedoorstroming tussen de gemeentelijke diensten en het AGB en OCMW is een aandachtspunt.
Stand van zaken:
Dit wordt opgevangen via overleg en opvolging projecten / aanduiden projectverantwoordelijken – coördinatie via managementteam. Het blijft een aandachtspunt om te zorgen dat iedereen zich richt aan projectverantwoordelijke en er geen parallelle communicatielijnen ontstaan. (Er werd hiervoor ook een actie opgenomen in het meerjarenplan: We stimuleren samenwerking en afstemming tussen de verschillende diensten van het lokaal bestuur.) In 2022 werd het eengemaakt organogram opgemaakt en goedgekeurd.
2.6 Personeelsbeleid (HRM)
Verbeterpunten:
● Arbeidsreglement moet worden opgemaakt.
Stand van zaken:
Gepland tweede helft 2023.
● Er moet een link gemaakt worden van taken en doelstellingen van individuele medewerker - teamdoelstellingen – meerjarenplan en visie organisatie. (zie hoger)
● Introductie nieuwe medewerkers: het onthaalreglement is opgemaakt. De aanstelling van een peter of meter zal vanaf 2023 op formele wijze gebeuren.
Stand van zaken:
Informeel wordt deze rol wel opgenomen.
● Interne mobiliteit is moeilijk realiseerbaar in een kleine organisatie, evenals bieden van doorstroommogelijkheden in de organisatie.
Stand van zaken:
Er wordt wel ingezet op een trapsgewijze invulling van functies (eerst intern, vervolgens extern) sinds 2022.
● Vormingsmatrix op te maken.
Stand van zaken:
De noodzakelijke vormingen worden gevolgd, maar eerder ad hoc. Een vormingsmatrix moet nog worden opgemaakt. Voor de verplichte vormingen ikv veiligheid bestaat deze wel.
● Tevredenheidsenquête onder het personeel uit te voeren.
Stand van zaken:
Uitgevoerd in 2020. In navolging richten we een werkgroep welzijn op. In 2021 werden er twee oproepen gedaan om vrijwilligers te vinden onder het personeel die willen deelnemen aan de werkgroep om concrete acties uit te werken. In 2022 ging de werkgroep welzijn op het werk van start.
● Het invoeren van een personeelsopvolgssysteem met een digitaal dossier. Enerzijds zorgt dit voor meer transparantie naar de medewerker: zij kunnen zelf hun dossier raadplegen, evenals stand van verlof- en andere uren, gevolgde vormingen, evaluaties, functionele loopbaan… Anderzijds draagt dit bij tot een meer professionele personeelsdienst.
Stand van zaken:
Nog verder uit te werken in 2023. Stelselmatig worden personeelsdossiers wel gedigitaliseerd. De personeelssoftware zelf (de basis) moet wel eerst op punt staan.
● Vrijwilligersbeleid nog uit te werken.
Stand van zaken:
(actieplan 000003: Uitbouw van een raamwerk vrijwilligersbeleid ).
Vanaf mei 2022 is er iemand nieuw gestart als vrijwilligerscoördinator. Zij werkt samen met een werkgroep een vrijwilligersbeleid uit met aandacht voor (i) aantrekken, (ii) begeleiden en (iii) belonen/ appreciëren/ vieren van vrijwilligers.
Thema’s van de overlegmomenten met de werkgroep:
- 22 september 2022: Visie (Wat is een vrijwilliger)
- 26 oktober 2022: Werving, vacature en selectie van vrijwilligers
- 22 november 2022: Kennismaking, begeleiden en ondersteunen van vrijwilligers
- 15 december 2022: Zichtbaarheid Herseltse vrijwilligers
- 24 januari 2023: Waardering en vergoeding van vrijwilligers
- 16 februari 2023: Rol vrijwilligerscoördinator en open ronde
- 8 juni 2023: Aftoetsen van het uitgeschreven vrijwilligersbeleid
- 27 juni 2023: Voorstelling vrijwilligersbeleid aan CBS en MAT.
2.7 Organisatiecultuur (CUL)
Verbeterpunten:
● Eventuele workshop rond deontologisch gevoelige situaties/dilemmatrainingen organiseren
● Evaluatie van en meer aandacht voor organisatiecultuur, binnen lokaal bestuur.
Stand van zaken:
Geen concrete acties uitgevoerd. In het kader van de missie- visie en waarden moet er ook aandacht zijn voor de organisatiecultuur. Een van de thema’s van het leiderschapstraject in 2022 was integriteit. Daarnaast zijn de belangrijkste organisatiewaarden vastgelegd. Deze worden co-creatief in de praktijk gebracht, van onderuit.
2.8 Informatie en communicatie (ICO)
Verbeterpunten:
● Interne en externe communicatie dient opgenomen te worden in een communicatiestrategie en communicatieplan. Deze moeten worden goedgekeurd, en regelmatig geëvalueerd. Rollen en verantwoordelijkheden op het vlak van interne en externe communicatie moeten worden vastgelegd, evenals kanalen en aandacht voor de verschillende doelgroepen. Nieuwe media krijgen ook een plaats in deze strategie.
Stand van zaken:
Deze actie is opgenomen in het meerjarenplan onder AC000006: We werken een nieuwe communicatiestrategie uit doorheen het volledige lokale bestuur en denken na over de optimale inzet van de verschillende communicatiekanalen. De afsprakennota communicatie werd goedgekeurd.
● Er is nood aan een intranet of ander medium om informatie en documenten makkelijk beschikbaar te maken voor medewerkers, en te zorgen dat er geen dubbel beheer van data / informatie is.
Stand van zaken:
Gepland voor 2022 -2023 (vertraagd: gestart in 2021 met proefproject voor dienst personeel – uitstel owv andere prioriteiten en oa dossier IFIC)
● Een aandachtspunt is het up to date houden van de informatie op de website.
Stand van zaken:
Actie in meerjarenplan: AC000003: Een toegankelijke, intuïtieve en gebruiksvriendelijke website wordt gerealiseerd, waarin ook een e-loket voor de burger wordt uitgebouwd .
De nieuwe website werd in 2020 gelanceerd. Nieuwe manier van werken met duidelijke verantwoordelijkheden via communicatie-antennes.
● Archief en documentenbeheer moet worden herzien en beter gestructureerd. (duidelijke structuur, volledige dossiers, zoveel mogelijk digitaal..) Zie hoger - opgenomen in meerjarenplan als AC000010 Het archiefbeheer wordt geoptimaliseerd en zoveel als mogelijk geautomatiseerd via digitalisatie.
● Nieuw postregistratiesysteem inkomende en uitgaande post.
Stand van zaken:
Gepland in 2024.
2.9 Facilitaire middelen, opdrachten en contracten (FAM)
Verbeterpunten:
● De inventaris patrimonium moet worden aangevuld om een totaalanalyse patrimonium te maken met benodigde investeringen en gewenste invulling op korte en lange termijn. Kritische evaluatie en bijsturing van contracten met verschillende verenigingen en organisaties (verhuur – erfpacht ) is noodzakelijk.
Stand van zaken
Deze verbeteractie is opgenomen in actieplan AP000006 Optimalisatie en verduurzaming patrimonium lokaal bestuur. IOK werd ingeschakeld om een totaalanalyse en masterplan patrimonium op te maken voor alle gemeentelijk patrimonium. Het eindrapport werd in 2022 opgeleverd. Dit wordt meegenomen in het meerjarenplan voor de volgende jaren zodat de noodzakelijke keuzes kunnen worden gemaakt en investeringskredieten voorzien in het meerjarenplan.
De erfpachtovereenkomsten met K Ramsel FC en KFC De Vrijheid werden in 2022 goedgekeurd. De gebruikersreglementen en - overeenkomsten voor de verschillende gemeentelijke lokalen worden herzien in 2023.
● Betere opvolging nodig van onderhoud/keuringen van installaties van patrimonium lokaal bestuur.
Stand van zaken:
Nog in te plannen. Idee is om Arxis (software door IOK werd geïnstalleerd om de communicatie tussen preventieadviseur en gemeentelijke diensten te vereenvoudigen) uit te breiden met een module voor keuringen en onderhoud.
● Opvolging van contractbeheer is een aandachtspunt. Ook het voorzien van service level agreements zou een meerwaarde kunnen betekenen. Contracten worden eerder ad hoc geëvalueerd, of opnieuw onderhandeld. Er is geen systematiek.
● Het is aangewezen om het magazijnbeheer te herbekijken en een nieuwe manier uit te werken (ondersteund door het juiste softwaresysteem) om materiaal te inventariseren en voorraadbeheer op te volgen.
Stand van zaken:
Te bekijken in 2023.
● Ook op het vlak van materiaal dient het onderhoud bijgehouden te worden om een langere levensduur te verzekeren. Op basis van de afschrijvingen, wordt budgettair de mogelijkheid tot vervanging voorzien. Hetzelfde geldt voor het beheer van voertuigen: de vervanging wordt op basis van geschatte levensduur gepland (ook budgettair). Het lokaal bestuur heeft een voorbeeldfunctie op het vlak van duurzaamheid. Daarom wordt een verduurzaming van het wagenpark voorgesteld (elektrische voertuigen, CNG). Aangezien met de meeste wagens enkel of toch vooral verplaatsingen binnen de gemeente gebeuren, kan een beperkt bereik voldoende zijn.
Stand van zaken:
AC000084: We verduurzamen het wagenpark van de gemeente: Met de vervanging van enkele oudere voertuigen door nieuwe, energiezuinigere, modellen werd al een stap richting meer duurzaamheid gezet. Momenteel zijn er op de markt echter nog onvoldoende geëlektrificeerde modellen van de (grotere) bestelwagens en vrachtwagens beschikbaar. Voor de bestelwagens van de warme maaltijden is een geleidelijke elektrificatie in uitvoering.
AC000083: We onderzoeken de mogelijkheden om elektrische dienstfietsen te voorzien voor het personeel of te investeren in een deelsysteem voor elektrische fietsen. We investeren in overdekte fietsenstallingen aan de gebouwen van het lokaal bestuur. In mei werd het lastenboek voor de elektrische fietsen op het college van burgemeester en schepenen besproken. In december werd het budget hiervoor opgetrokken om een nieuwe aankoop op te starten. De fietsenstalling in de tennishal werd geïntegreerd in het dossier omgevingsaanleg. Het dossier fietsenstalling De Mixx en OCMW wordt in 2023 opgenomen. Elektrische dienstfietsen werden in 2022 aangekocht.
2.10 Informatie- en communicatietechnologie (ICT)
Verbeterpunten:
● Er werd in 2018-2019 een IT-audit gevoerd.
Aandachtspunten die naar voor komen in de analyse zijn:
1. Veel gebruik van gedecentraliseerde data die niet gekoppeld is aan authentieke bronnen
2. Documentuitwisseling moet eenvoudiger georganiseerd worden
3. De netwerk-performantie moet verbeterd worden
4. Er is geen centrale contactendatabank
In de oplossing en het uit te bouwen dienstverleningsconcept en IT-organisatie wordt steeds
gedacht in functie van de klant die centraal wordt gezet, processen worden geoptimaliseerd
in functie van de kerntaken, en waar mogelijk wordt er gedigitaliseerd.
Uit de IT-audit volgt dat er de komende jaren moet gewerkt worden aan de volgende elementen: (Deze investeringen werden meegenomen in het meerjarenplan.)
Eén integraal contactenbestand voor de gehele organisatie in de vorm van een CRM (Customer Relationship Management) systeem. Dit moet kunnen koppelen met onze huidige toepassingen.
●
○ Eén integraal meldingen/workflow/dossiersysteem voor de gehele organisatie
○ Een kennisdatabank met producten/dienstenfiches
○ Een website/E-Loket
○ Evaluatie, opvolging van bestaande software en vorming van de medewerkers voor een correct en efficiënt gebruik.
○ Opzetten standaard bestekkaders
Stand van zaken:
In het meerjarenplan werden een aantal acties geformuleerd om gefaseerd tegemoet te komen aan de belangrijkste aandachtspunten uit deze interne analyse.
Dit zit vervat in AC000009 We optimaliseren de IT-infrastructuur. We investeren in een performant netwerk en in de nodige hardware en software om onze dienstverlening te ondersteunen.
KENNISNAME van de rapportering organisatiebeheersing 2022 door de algemeen directeur.
Huishoudelijk reglement Tussenkomst Energiefonds.
Toelichting door schepen Elke Verlinden.
Situering
Het OCMW ontvangt jaarlijks subsidies vanuit het Energiefonds. Binnen de voorwaarden die de federale overheid oplegt, is het OCMW verder vrij om te bepalen hoe het deze subsidies besteedt.
Wettelijke gronden
● Organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, artikel 57, § 1, tweede lid.
● Wet van 4 september 2002 houdende toewijzing van een opdracht aan de openbare centra voor maatschappelijk welzijn inzake de begeleiding en de financiële maatschappelijke steunverlening aan de meest hulpbehoevenden inzake energielevering.
● Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017.
● Wet van 15 december 2021 houdende maatregelen in het licht van de hoge energieprijzen in 2021 vermeldt meer bepaald de artikelen 2 en 3 waarbij aan de OCMW's een bijkomende financiering voor het jaar 2021 wordt toegekend voor het toekennen van financiële maatschappelijke hulp voor het aanzuiveren van facturen en/of de mogelijkheid om maatregelen te nemen in het kader van een preventief sociaal energiebeleid.
Toelichting en advies
Het totaalbedrag voor het Energiefonds voor Herselt is 22.300 euro voor het jaar 2023 (ter vergelijking: 10.956 euro voor het jaar 2022). De federale overheid vraagt om de extra toegekende subsidies bij voorkeur in te zetten voor personen die geraakt zijn door de energiecrisis.
De prijzen voor energie kenden een torenhoge stijging tijdens het laatste jaar. Hierdoor verwacht het OCMW een nieuw doelpubliek van personen uit de middenklasse die problemen ondervinden bij de betaling van hun energiefactuur. Via dit reglement willen we net als vorig jaar een eerlijke verdeling van de middelen mogelijk maken en richtlijnen aanreiken voor de maatschappelijk werkers in de voorbereiding van de beslissingen van het bijzonder comité voor de sociale dienst rond individuele steunverlening voor energiekosten.
Het vast bureau gaf een positief advies op 5 juni 2023.
Financiële weerslag
Alle kosten die verbonden zijn aan de bepalingen in dit huishoudelijk reglement kunnen betaald worden met de subsidies vanuit het Energiefonds.
Stemming over het besluit: met eenparigheid
BESLUIT
Artikel 1:
De raad voor maatschappelijk welzijn hecht zijn goedkeuring aan het voorliggende huishoudelijk reglement voor de tussenkomst Energiefonds.
Artikel 2:
Dit reglement zal ingaan op 1 juli 2023.
Dolinda Voet Evelien Van Bedts Vic Huysmans Warre Schauwaers Stefan Korthout Geert Sterckx Gerda Battel Karen Broes Ronan Korthout Tim Tubbax Hilde Van Reet Mireille Colson Elke Verlinden Kathleen Helsen Tina Vervloessem Mark Van den Wouwer Kristof Van Dingenen Christiane Van Thielen Milo Anthonis Maria Leirs Peter Keymeulen Luc Peetermans Raf Vangenechten Dolinda Voet Evelien Van Bedts Vic Huysmans Warre Schauwaers Stefan Korthout Geert Sterckx Gerda Battel Karen Broes Ronan Korthout Tim Tubbax Hilde Van Reet Mireille Colson Elke Verlinden Kathleen Helsen Mark Van den Wouwer Kristof Van Dingenen Christiane Van Thielen Milo Anthonis Maria Leirs Peter Keymeulen Luc Peetermans Raf Vangenechten Tim Tubbax Elke Verlinden Peter Keymeulen Vic Huysmans Milo Anthonis Dolinda Voet Stefan Korthout Kristof Van Dingenen Karen Broes Geert Sterckx Raf Vangenechten Mark Van den Wouwer Mireille Colson Evelien Van Bedts Luc Peetermans Maria Leirs Hilde Van Reet Christiane Van Thielen Warre Schauwaers Ronan Korthout Kathleen Helsen Gerda Battel aantal voorstanders: 13 , aantal onthouders: 9 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
CGG Kempen: vermindering aanbod eerstelijnspsychologische functie via het OCMW
Toelichting door schepen Elke Verlinden.
Situering
OCMW Herselt wil het aanbod eerstelijnspsychologische functie via CGG Kempen vanaf 1 januari 2024 terugbrengen naar 0,5 dag per week voor het outreachend zorgaanbod en hiermee samenhangend het aanbod cultuursensitieve zorg naar 0,5 dag tweewekelijks.
Toelichting en advies
Op 25 maart 2019 besliste de raad voor maatschappelijk welzijn om in te tekenen op de eerstelijnspyschologische functie die CGG Kempen voorziet in haar outreachende zorgaanbod voor de OCMW's en dit voor een halve dag per week met ingang van 2 april 2019. Dit aanbod werd tijdens de coronaperiode uitgebreid tot 1 dag per week en bekostigd met coronasubsidies.
Ondertussen ontvangt OCMW Herselt geen coronasubsidies meer, maar het opgeschaalde aanbod werd behouden. CGG Kempen besliste ondertussen om hun aanbod in te schrijven op de conventie waardoor zij subsisidies ontvangen vanuit het RIZIV. Met de vrijgekomen middelen werd een extra aanbod gecreëerd voor cultuursensitieve zorg dat naar evenredigheid van gebruik werd verdeeld onder de deelnemende OCMW's. Via het aanbod van het OCMW hebben cliënten recht op 10 gratis sessies eerstelijnspsychologische zorg. Toeleiding kan alleen via het OCMW.
We merken dat de eerstelijnspsychologe cultuursensitieve zorg slechts 2 cliënten heeft (waarbij 1 in afbouw) en dat we onvoldoende anderstalige cliënten hebben om naar haar toe te leiden. De outreach-psychologe die 1 dag per week aanwezig is, heeft voldoende afspraken, maar heeft geen wachtlijst. Zelden of nooit gaan de 7 afspraken op maandag allemaal door (no show/verlof/intervisie...) zodat de afbouw naar 0,5 dag per week waarschijnlijk niet meteen een wachtlijst tot gevolg zal hebben.
Ondertussen is er binnen de regio een uitgebreider aanbod eerstelijnspsychologische zorg. Tarief bij een ELP-psycholoog is 11 euro of 4 euro (voor personen met verhoogde tegemoetkoming) per sessie voor in totaal 8 sessies. In Herselt zijn er een 4-tal ELP-psychologen. Voor een overzicht van alle ELP’s in onze regio: https://psychologischezorg-pa.be/info-voor-burgers/.
In vergelijking met andere Kempense OCMW's met een vergelijkbaar inwonersaantal heeft OCMW Herselt op dit moment een ruimer aanbod. Naar het aanvoelen van de administratie is dit aanbod op dit moment te ruim en is er te weinig toeleiding, mede door de drempel dat toeleiding dient te verlopen via het OCMW.
Argumentatie van de raad voor maatschappelijk welzijn leidende tot het uiteindelijke besluit
De raad voor maatschappelijk welzijn volgt het voorstel van de administratie.
Financiële weerslag
Actie | AC000111 |
Actie omschrijving | We helpen kwetsbare doelgroepen om hun rechten uit te putten. |
MJP nummer | MJP000729 |
Het terugbrengen van de prestaties zou een geraamde besparing van 10.705 euro per jaar betekenen.
Stemming over het besluit:
Stemmen voor:
Peter Keymeulen, Milo Anthonis, Kristof Van Dingenen, Mark Van den Wouwer, Raf Vangenechten, Geert Sterckx, Elke Verlinden, Mireille Colson, Tim Tubbax, Dolinda Voet, Karen Broes, Stefan Korthout en Vic Huysmans
Onthouden zich:
Luc Peetermans, Kathleen Helsen, Ronan Korthout, Christiane Van Thielen, Gerda Battel, Hilde Van Reet, Evelien Van Bedts, Warre Schauwaers en Maria Leirs
Motivatie onthouding Luc Peetermans: CD&V+2230 onthouding: Op basis van de cijfers waarover fractie beschikt vanuit RIZIV blijkt dat er toch heel wat problemen zijn op psychisch vlak onder de bevolking. Niet iedereen vindt de weg naar hulpverlening vandaar dat de fractie voorstelt om de hulpverlening niet af te bouwen maar meer in te zetten op bekendmaking. We stellen vast dat er vooral de weg wordt gevonden naar artsen en patiënten medicatie voorgeschreven krijgen. We denken dat het belangrijk is om ook in te zetten op hulp zonder medicatie. We weten dat er noden zijn en het niet vanzelfsprekend is om mensen toe te leiden, dus vraag om bijkomende inspanningen te doen rond laagdrempeligheid en toeleiding.
BESLUIT
Artikel 1:
De raad voor maatschappelijk welzijn beslist om het aanbod eerstelijnspsychologische functie via CGG Kempen vanaf 1 januari 2024 terugbrengen naar 0,5 dag per week voor het outreachend zorgaanbod en hiermee samenhangend het aanbod cultuursensitieve zorg naar 0,5 dag tweewekelijks.
Artikel 2:
CGG Kempen van dit besluit op de hoogte te brengen.
GBO: Samenwerkingsovereenkomst voor uitwisseling persoonsgegevens tussen de partners inzake geïntegreerd breed onthaal
Situering
Het strikte kader van het beroepsgeheim maakt het noodzakelijk om tussen de partners van het geïntegreerd breed onthaal (GBO) een samenwerkingsovereenkomst af te sluiten om onderling gegevens te kunnen uitwisselen.
Wettelijke gronden
Artikel 6 tot 12 van het decreet 9 februari 2018 betreffende het lokaal sociaal beleid.
Artikel 6, eerste lid, e) en artikel 9, eerste lid, g) van de AVG.
Toelichting en advies
Het juridisch kader voor het GBO werkt nog steeds heel beperkend om tussen de kernpartners informatie te kunnen uitwisselen. We dienen nog wel steeds een overeenkomst tussen de kernpartners af te sluiten in het kader van informatiedeling en nu we via het algemeen kader bepaald hebben hoe we informatie gaan uitwisselen, kunnen we dit concreter maken.
Deze samenwerkingsovereenkomst is gebaseerd op het algemeen model aangereikt door Vlaanderen. De template werd door de DPO’s van de mutualiteiten/VI’s in oktober 2021 gevalideerd op intermutualistisch niveau. Naast de kernpartners van het GBO, zoals wettelijk bepaald, werd de overeenkomst uitgebreid met de Huizen van het Kind en het lokale team van Kind en Gezin Zuiderkempen.
De stuurgroep van het GBO gaf een positief advies aan de uitgewerkte samenwerkingsovereenkomst op 15 maart 2023. De DPO van het CAW gaf een positief advies op 31 mei 2023.
De wijze waarop de partners binnen GBO Zuiderkempen gegevens zullen uitwisselen, is nader omschreven in het algemeen kader (toegevoegd als bijlage). Ze zullen hiervoor een doorverwijsformulier gebruiken.
Het vast bureau van Herselt gaf een positief advies op 5 juni 2023.
Argumentatie van de raad voor maatschappelijk welzijn leidende tot het uiteindelijke besluit
De raad voor maatschappelijk welzijn volgt het voorstel van de administratie.
Stemming over het besluit: met eenparigheid
BESLUIT
Goedkeuring te verlenen aan de samenwerkingsovereenkomst voor uitwisseling persoonsgegevens tussen de (uitgebreide) kernactoren inzake geïntegreerd breed onthaal, zoals toegevoegd in bijlage bij dit besluit.
Kennisname en mogelijk advies over de jaarrekening 2022 van de Welzijnsvereniging Welzijnszorg Kempen
Situering
● Jaarlijks stelt de algemene vergadering van de welzijnsvereniging Welzijnszorg Kempen in de loop van het eerste semester van het boekjaar, dat volgt op het financiële boekjaar waarop de rekening betrekking heeft, de rekening vast.
● Het besluit van de algemene vergadering en een afschrift van de jaarrekening van de Welzijnsvereniging Welzijnszorg Kempen wordt na de vaststelling bezorgd aan de raden voor maatschappelijk welzijn van de deelnemende OCMW’s.
● De raad voor maatschappelijk welzijn kan binnen de 50 dagen na de overzending zijn advies ter kennis brengen van de toezichthoudende overheid.
● Als de raad voor maatschappelijk welzijn geen advies verstuurd heeft aan de toezichthoudende overheid binnen een termijn van vijftig dagen, die ingaat op de dag na de ontvangst van de jaarrekening door het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, wordt hij geacht een gunstig advies te hebben uitgebracht.
● Als de toezichthoudende overheid geen besluit heeft verzonden over de goedkeuring van de jaarrekening binnen een termijn van honderdvijftig dagen, wordt ze geacht de jaarrekening goed te keuren. Die termijn gaat in op de dag nadat de gemeente de toezichthoudende overheid op de hoogte gebracht heeft van de bekendmaking van de jaarrekening van de welzijnsvereniging, met toepassing van artikel 286, § 2, en de welzijnsvereniging de digitale rapportering erover aan de Vlaamse regering heeft bezorgd.
Wettelijke gronden
● Decreet lokaal bestuur dd. 22 december 2017 art. 490
● Besluit van 31 mei 2023 van de algemene vergadering welzijnsvereniging Welzijnszorg Kempen tot vaststelling van de rekening 2022.
Bijlagen:
● Jaarrekening 2022 van de welzijnsvereniging Welzijnszorg Kempen.
● Besluit van de algemene vergadering van Welzijnszorg Kempen dd. 31 mei 2023.
Stemming over het besluit: met eenparigheid
BESLUIT
Artikel 1:
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de jaarrekening 2022 van de welzijnsvereniging Welzijnszorg Kempen.
Artikel 2:
De raad voor maatschappelijk welzijn wenst geen advies uit te brengen over de jaarrekening van Welzijnszorg Kempen.
Artikel 3:
Het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn wordt overgemaakt aan de toezichthoudende overheid.
Snoezelruimte: individuele afwijking op standaardtarief
Situering
't Poortje organiseert al enkele jaren babymassage in de snoezelruimte in samenwerking met de CM. Deze activiteit staat open voor iedereen met een baby tussen 0 en 9 maanden, dus ook voor niet-CM-leden en werd kosteloos aangeboden. Om dezelfde dienst in de toekomst te kunnen blijven aanbieden, is het nodig om voor Wiegwijs (voorheen Kind en Preventie) een afwijkend tarief te voorzien voor de huur van de snoezelruimte.
Wettelijke gronden
Reglement regulier gebruik VTC de Mixx.
Beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 20 maart 2023.
Toelichting en advies
Vanaf 1 april 2023 heeft OCMW Herselt het beheer van de snoezelruimte overgenomen van vzw 't Poortje.
De babymassages worden in heel Vlaanderen dankzij de inzet van vrijwilligers, de bijdrage van CM (de betaling van kinesist) en de tussenkomst van Wiegwijs (onkosten om de ouders goed te ontvangen, bv. aanbieden van een drankje een spreekmomentje te voorzien achteraf) gratis aangeboden. Voor 't Poortje was het belangrijk om dit gratis aanbod te behouden.
Dit aanbod past in een goede gezondheidsvoorlichting waar het belang van een goede hechting tussen ouder en kind mee gefaciliteerd wordt.
De babymassage vraagt met opbouw, ontvangst en installatie op de matten en opruim achteraf toch makkelijk 2 volle uren in totaliteit (meestal neemt de massage 90 minuten in beslag).
Voorstel dat Wiegwijs als organisator de ruimte huurt en we voor hen een afwijkend tarief voorzien van 15,00 euro voor een blok van 3 uur (tarief idem als afwijking voor WZC).
Dit bedrag komt ongeveer overeen met de subsidie die zij hiervoor ontvangen, dus die subsidie zou voor hen dan de kostprijs compenseren.
Het vast bureau gaf op 5 juni 2023 een positief advies aan dit voorstel.
Argumentatie van de raad voor maatschappelijk welzijn leidende tot het uiteindelijke besluit
De raad voor maatschappelijk welzijn volgt het voorstel van de administratie.
Financiële weerslag
Actie | AC00147 |
Actie omschrijving | Onderhoud en uitrusting van de gemeenschapsinfrastructuur en die ter beschikking stellen. |
MJP nummer | MJP000887 |
Stemming over het besluit: met eenparigheid
BESLUIT
Artikel 1:
Voor Wiegwijs vzw, afdeling Herselt, een afwijkend tarief te voorzien voor de huur van de snoezelruimte aan 15 euro voor een blok van 3 uur.
Artikel 2:
Dit tarief gaat in met terugwerkende kracht vanaf 1 april 2023.
Schepen Kristof Van Dingenen af te vaardigen Dolinda Voet Evelien Van Bedts Vic Huysmans Warre Schauwaers Stefan Korthout Geert Sterckx Gerda Battel Wies Ooms Karen Broes Ronan Korthout Tim Tubbax Hilde Van Reet Mireille Colson Elke Verlinden Kathleen Helsen Tina Vervloessem Mark Van den Wouwer Kristof Van Dingenen Christiane Van Thielen Milo Anthonis Maria Leirs Peter Keymeulen Luc Peetermans Raf Vangenechten Dolinda Voet Evelien Van Bedts Vic Huysmans Warre Schauwaers Stefan Korthout Geert Sterckx Gerda Battel Wies Ooms Karen Broes Ronan Korthout Tim Tubbax Hilde Van Reet Mireille Colson Elke Verlinden Kathleen Helsen Mark Van den Wouwer Kristof Van Dingenen Christiane Van Thielen Milo Anthonis Maria Leirs Peter Keymeulen Luc Peetermans Raf Vangenechten aantal voorstanders: 22 , aantal onthouders: 1 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
SVK Zuiderkempen – Uitnodiging buitengewone algemene vergadering van 30 juni 2023 – Ontbinding en invereffeningstelling – Agenda en toekennen mandaat inzake vertegenwoordiging – Goedkeuring
Situering
Met de oproeping dd. 8 juni 2023 van SVK Zuiderkempen werden de leden uitgenodigd op een buitengewone algemene vergadering van de leden die werd ingepland op 30 juni 2023, met als volgende agenda:
1) Kennisname van het bijzonder verslag van het bestuursorgaan houdende de toelichting van het voorstel tot ontbinding waarbij een staat van activa en passiva van de Vereniging is gevoegd, opgesteld in toepassing van artikel 2:110, §2 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen;
2) Kennisname van het verslag van de commissaris, opgesteld in toepassing van artikel 2:110, §2 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen;
3) Vrijwillige ontbinding en vereffening van de Vereniging;
4) Bestemming van het actief;
5) Vaststelling van het einde van het mandaat van de bestuurders;
6) Kwijting aan de bestuurders;
7) Benoeming van de vereffenaar; en
8) Bijzondere volmachten.
Toelichting en advies
i) Algemeen
De bestuursvergadering dd. 8 maart 2023 van SVK Zuiderkempen heeft beslist om met uitwerking per 30 juni 2023 de ontbinding van SVK Zuiderkempen voor te stellen aan de buitengewone algemene vergadering van de leden.
De buitengewone algemene vergadering van SVK Zuiderkempen zal moeten beslissen over de ontbinding van SVK Zuiderkempen.
Die ontbinding zal volgen op de overdracht van bedrijfstakken door SVK Zuiderkempen, als gevolg waarvan SVK Zuiderkempen geen activiteiten meer zal ontplooien.
Deze overdracht van bedrijfstakken kadert binnen de hervorming van de sociale huisvestingssector en meer bepaald het decreet 9 juli 2021 houdende wijziging van diverse decreten met betrekking tot wonen en de vorming van de erkende woonmaatschappij voor het werkingsgebied Kempen-Zuid. Meer in het bijzonder zouden in dat verband de volgende herstructureringen plaatsvinden:
Verrichting | Beschrijving |
Verrichting 1 | Overdracht van bedrijfstak onder bezwarende titel door SVK ISOM VZW aan Geelse Huisvesting BV overeenkomstig artikel 12:103 juncto de artikelen 12:93 tot 12:95 en 12:97 tot 12:100 WVV. |
Verrichting 2 | Overdracht van bedrijfstak onder bezwarende titel door SVK Zuiderkempen VZW aan Geelse Huisvesting BV overeenkomstig artikel 12:103 juncto de artikelen 12:93 tot 12:95 en 12:97 tot 12:100 WVV. |
Verrichting 3 | Fusie door overneming van Zonnige Kempen CVBA-SO door Geelse Huisvesting BV overeenkomstig artikel 12:2 juncto de artikelen 12:24 tot en met 12:35 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen. |
Verrichting 4 | Fusie door overneming van Kleine Landeigendom Zuiderkempen CVBA-SO door Geelse Huisvesting BV overeenkomstig artikel 12:2 juncto de artikelen 12:24 tot en met 12:35 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen. |
Verrichting 5 | Fusie door overneming van De Woonbrug NV-SO door Geelse Huisvesting BV overeenkomstig artikel 12:2 juncto de artikelen 12:24 tot en met 12:35 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen. |
Na de overdracht van bedrijfstakken (overdracht bestaande activiteiten in continuïteit aan de erkende woonmaatschappijen in de diverse werkingsgebieden), zullen de sociale verhuurkantoren immers geen bestaansreden meer kennen, en zouden zij ontbonden en vereffend kunnen worden.
Hiertoe werd een voorstel tot ontbinding opgemaakt door het bestuursorgaan (in bijlage gevoegd).
De ontbinding zal ertoe leiden dat SVK Zuiderkempen in vereffening wordt gesteld, en dat de mandaten van haar bestuurders van rechtswege komen te vervallen.
Bovendien zal de ontbinding van SVK Zuiderkempen overeenkomstig art. 2:109 WVV leiden tot afsluiting van het boekjaar, waardoor er eveneens een jaarrekening zal moeten worden goedgekeurd op datum van de ontbinding.
ii) Financieel
Deze beslissing heeft geen financiële gevolgen voor de gemeente.
Bijlagen:
● Ter beslissing:
○ Ontbindingsvoorstel cfr. art. 2:110 WVV
○ Tussentijdse staat activa en passiva 31 maart 2023
○ Controleverslag ontbinding
○ Volmacht
Sofie Candillon werd door de raad voor maatschappelijk welzijn in zitting van 23 april 2019 aangeduid als vertegenwoordiger voor de algemene vergaderingen van SVK.
Schepen Kristof Van Dingenen af te vaardigenna geheime stemming met 22 stemmen voor, 1 onthouding.
Goedkeuring mandaatmet eenparigheid
BESLUIT
Artikel 1:
De voormelde punten op de agenda van de buitengewone algemene vergadering, waarbij namens het OCMW als leden een beslissing moet worden genomen en die voorgelegd worden op voormelde buitengewone algemene vergadering van SVK Zuiderkempen op 30 juni 2023, worden integraal goedgekeurd.
Artikel 2:
Schepen Kristof Van Dingenen wordt volmacht gegeven om het OCMW te vertegenwoordigen op voormelde buitengewone algemene vergadering van SVK Zuiderkempen op 30 juni 2023 teneinde ter vergadering de stemrechten van de gemeente uit te oefenen overeenkomstig bovenstaande beslissing. Te dien einde wordt de bijgevoegde volmacht eveneens goedgekeurd.
Dolinda Voet Evelien Van Bedts Vic Huysmans Warre Schauwaers Stefan Korthout Geert Sterckx Gerda Battel Wies Ooms Karen Broes Ronan Korthout Tim Tubbax Hilde Van Reet Mireille Colson Elke Verlinden Kathleen Helsen Tina Vervloessem Mark Van den Wouwer Kristof Van Dingenen Christiane Van Thielen Milo Anthonis Maria Leirs Peter Keymeulen Luc Peetermans Raf Vangenechten Dolinda Voet Evelien Van Bedts Vic Huysmans Warre Schauwaers Stefan Korthout Geert Sterckx Gerda Battel Wies Ooms Karen Broes Ronan Korthout Tim Tubbax Hilde Van Reet Mireille Colson Elke Verlinden Kathleen Helsen Mark Van den Wouwer Kristof Van Dingenen Christiane Van Thielen Milo Anthonis Maria Leirs Peter Keymeulen Luc Peetermans Raf Vangenechten Vic Huysmans Tim Tubbax Stefan Korthout Peter Keymeulen Milo Anthonis Kristof Van Dingenen Mireille Colson Karen Broes Mark Van den Wouwer Raf Vangenechten Geert Sterckx Dolinda Voet Elke Verlinden Luc Peetermans Warre Schauwaers Hilde Van Reet Christiane Van Thielen Ronan Korthout Gerda Battel Kathleen Helsen Evelien Van Bedts Maria Leirs Wies Ooms aantal voorstanders: 13 , aantal onthouders: 10 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Jaarrekening 2022 gemeente en OCMW Herselt
Schepen Elke Verlinden licht toe.
Situering
Gelet op de voorliggende documenten m.b.t. de jaarrekening 2022 van gemeente en OCMW Herselt.
De jaarrekening 2022 van gemeente en OCMW Herselt, gedeelte OCMW Herselt wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de raad voor maatschappelijk welzijn. Het is de derde gezamenlijke jaarrekening van gemeente en OCMW Herselt volgens de nieuwe regels van de Beleids- en Beheerscyclus (BBC), ingevoerd bij besluit van de Vlaamse regering (BVR) en de tweede van het meerjarenplan 2020-2025.
De jaarrekening wordt opgemaakt door de algemeen directeur en de financieel directeur en bestaat minimaal uit:
● een beleidsevaluatie
● een financiële nota
● bijkomende toelichting
Wettelijke gronden
Art. 249 decreet lokaal bestuur.
Besluit van de Vlaamse regering van 30 maart 2018 betreffende de beleids- en beheerscyclus.
Ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de toelichting ervan en van de rekeningstelsels.
Toelichting en advies
De OCMW-raad moet haar gedeelte van de jaarrekening 2022, als eerste orgaan, vaststellen.
2022 begon nog met de uitlopers van de coronamaatregelen, maar al snel dook er een nieuwe crisis op: de inval van Rusland in Oekraïne, die een directe impact had. Enerzijds de directe gevolgen door de opvang van Oekraïnse vluchtelingen en anderzijds door de ontwrichtende effecten op de energiebevoorrading e.d.. Samen met de heropleving na de coronacrisis deed die de energieprijzen enorm stijgen, maar ook de algemene inflatie klom tot langvervlogen hoogtes. Dit alles vormde een behoorlijke uitdaging voor de gemeente en het OCMW.
De finale (financiële) resultaten van gemeente en OCMW zijn desalniettemin wat beter dan de geraamde resultaten. De belangrijkste redenen hiervoor zijn:
● de belangrijkste opbrengsten voor gemeente en OCMW (aanvullende personenbelasting, opcentiemen op de onroerende voorheffing, gemeentefonds, Vlaamse en federale subsidies...) bleven op het verwachte peil.
● De exploitatie-uitgaven (werkingskosten) vielen een stuk lager uit dan geraamd.
Dit leidde er toe dat de gemeente en het OCMW in 2022 een merkelijk groter exploitatie-overschot hebben geboekt dan geraamd (2.941.402 euro t.o.v. 1.547.025 euro geraamd).
In de beleidsevaluatie wordt de stand van zaken (per 31 december 2022) voorgesteld van de verschillende actieplannen.
Het exploitatieresultaat (2.941.402 euro) valt 1.394.377 euro hoger uit dan na de laatste aanpassing van het meerjarenplan verwacht werd. Dit hoger dan verwachte exploitatieresultaat biedt een extra buffer voor de uitdagingen van de komende jaren.
Het beschikbaar budgettair resultaat bedraagt 12.969.625 euro (+ 4.383.290 euro boven de raming), maar hier dient bij opgemerkt te worden dat dit een momentopname is op 31 december. Er werden immers voor netto 2.760.937 euro niet aangewende investeringsbudgetten overgedragen naar 2023. Dit bedrag komt als het ware op 1 januari 2022 in min van het budgettair resultaat.
De autofinancieringsmarge van gemeente en OCMW bedroeg op het einde van het jaar 2.322.780 euro (+ 1.373.828 euro boven de raming)
Het balanstotaal van gemeente en OCMW bedraagt per 31 december 68.752.552 euro (+1.151.347 euro t.o.v. balanstotaal 2021).
De staat van opbrengsten en kosten toont een overschot van 192.753 euro in 2022 (in 2021 was dit + 22.919 euro).
Een aantal financiële kerncijfers voor 2022
| budget 2022 | rekening 2022 |
|
|
|
Budgettair Resultaat | 8.586.335 | 12.969.625 |
|
|
|
Autofinancieringsmarge | 948.952 | 2.322.780 |
|
|
|
Financiële schulden | 7.161.295 | 6.760.987 |
|
|
|
Investeringsuitgaven | 6.141.279 | 3.043.988 |
|
|
|
Personeelsuitgaven | 9.876.259 | 9.296.140 |
Personeelsbezetting (VTE) | - | 139,73 |
|
|
|
Werkingstoelage politiezone | 1.157.037 | 1.157.037 |
Werkingstoelage brandweer | 268.151 | 268.151 |
Werkingstoelage AGB | 1.150.000 | 1.078.089 |
|
|
|
Aanslagvoet aanvullende personenbelasting | 7,40 | 7,40 |
opbrengsten aanvullende personenbelasting | 4.861.906 | 4.832.124 |
Aanslagvoet opcentiemen onr. voorheffing | 850 | 850 |
opbrengsten opcentiemen onr. voorheffing | 3.950.000 | 3.958.638 |
|
|
|
Ontvangen werkingssubsidies |
|
|
gemeentefonds | 3.655.386 | 3.647.016 |
open ruimte | 439.431 | 439.431 |
gesco subsidies | 844.997 | 844.997 |
responsabiliseringsbijdrage | 201.959 | 183.360 |
In het verleden kende de gemeente jaarlijks een werkingstoelage toe aan het OCMW. Deze toelage werd bij de budgetopmaak (voorafgaand aan het boekjaar) geraamd en het jaar nadien door de gemeente integraal uitgekeerd aan het OCMW. Volgens de nieuwe BBC-regels wordt een bijdrage van de gemeente niet meer vooraf geraamd, maar wordt die bijdrage na het einde van het boekjaar onderling bepaald. Deze bijdrage moet toelaten dat het OCMW zijn financiële verplichtingen kan nakomen.
Voor 2022 bedraagt deze bijdrage 1.542.588 euro (+456.682 euro meer dan in 2021) en dit werd als volgt berekend:
|
| 2022 |
+ | exploitatie - opbrengsten OCMW | 3.185.608 |
- | exploitatie - kosten OCMW | 4.660.131 |
| exploitatiesaldo OCMW | -1.474.524 |
|
|
|
- | afschrijvingen OCMW (ARK 630-) | 168.663 |
+ | verrekeningen subsidies OCMW (ARK 753-) | 100.599 |
|
|
|
| tussenkomst gemeente in OCMW | -1.542.588 |
Deze berekeningswijze kan jaarlijks op dezelfde manier gehanteerd worden waardoor er (in de toekomst) over de jaren heen kan vergeleken worden. Inclusief deze bijdrage van 1.542.588 euro heeft het OCMW eind 2022 nog een overgedragen resultaat/reserve van 1.094.474 euro (zie ook schema T5: toelichting bij de balans: gecumuleerd overschot).
De, op deze manier, berekende tussenkomst van de gemeente aan het OCMW ligt een stuk hoger dan in 2021. De belangrijkste redenen hiervoor zijn dat de inkomsten van het OCMW minder gebonden zijn aan de inflatie en dus aan een lager ritme groeien, maar dat een aantal uitgaven (personeelskosten in de eerste plaats) in 2022 wel sterk stegen door de inflatie. Daarnaast was er ook een stijging bij de leeflonen (deels door inflatie, deels door toename aantal) en het OCMW dient ongeveer 1/3e van de leeflonen zelf te financieren.
Verdere toelichting bij de jaarrekening ter zitting.
Argumentatie van de raad voor maatschappelijk welzijn leidende tot het uiteindelijke besluit
De raad sluit zich aan bij het voorstel van de administratie.
Stemming over het besluit:
Stemmen voor:
Peter Keymeulen, Milo Anthonis, Kristof Van Dingenen, Mark Van den Wouwer, Raf Vangenechten, Geert Sterckx, Elke Verlinden, Mireille Colson, Tim Tubbax, Dolinda Voet, Karen Broes, Stefan Korthout en Vic Huysmans
Onthouden zich:
Luc Peetermans, Kathleen Helsen, Ronan Korthout, Christiane Van Thielen, Gerda Battel, Hilde Van Reet, Evelien Van Bedts, Warre Schauwaers, Maria Leirs en Wies Ooms
BESLUIT
Artikel 1:
De raad voor maatschappelijk welzijn stelt OCMW-gedeelte van de jaarrekening 2022 vast.
Artikel 2:
De jaarrekening 2022 (gedeelte OCMW) wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad.
Publicatie LBLOD
De applicatie "Meeting.burger" helpt lokale besturen bij het aanmaken, annoteren en publiceren van agenda's, besluiten en notulen volgens het principe van gelinkte open data.
Wanneer een publicatie wordt uitgevoerd, wordt er een expliciete "bundel" van het document opgeslagen. Op dat moment is het document inhoudelijk niet meer aanpasbaar door de gebruiker. Deze "bundel" bestaat uit:
De inhoud van de publicatie op het moment dat deze werd uitgevoerd.
Een unieke identificatie van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.
De tijdstempel waarop de actie werd uitgevoerd.
Al deze gegevens staan op een aparte publicatie omgeving die beveiligd toegankelijk is voor een beperkt aantal personen.